Check op welk niveau jouw salesproces zit

Grip op groei?

Ben je op zoek naar consistentie in groei, dan is een schaalbaar sales- en marketingproces de basis. Schaalbaar is voor ons: herhaalbaar en voorspelbaar.

Herhaalbaar, dat het een vaste ‘way of working’ is met vaste sales materialen en checklists. Voorspelbaar, dat het aantal nieuwe leads en klanten op consistente wijze groeit. Heb je geen schaalbaar proces, dan is het aantal nieuwe klanten elke maand een verrassing. In dit geval is je bedrijfsgroei afhankelijk van:

1. referrals / doorverwijzingen
2. kwaliteit van een specifieke salesmedewerker (vaak de ondernemer/directeur zelf)

Vallen de referrals tegen (omdat bijvoorbeeld een topklant weg gaat die de meeste referrals aanleverde), dan hebben dit soort organisaties direct een probleem.

Jouw niveau van schaalbaarheid

Dit scenario is niet ideaal – je hebt liever geen afhankelijkheid meer, maar een voorspelbare groei. In dit artikel kun jij checken op welk niveau van schaalbaarheid jouw organisatie zit. We gebruiken vier niveaus – scroll verder naar het niveau waar jouw organisatie zit.

1. Kruipen
2. Wandelen
3. Sprinten
4. Vliegen

Niveau 1: kruipen

Op dit niveau verkopen bedrijven alles aan iedereen, zonder product- of klantfocus. Er is ook nog geen vast salesproces. Het is in deze fase vooral verkopen met ‘losse flodders’, zonder vaste structuur. Er worden heel veel tactieken geprobeerd, waardoor de groei elke maand varieert.

• Positionering. In deze fase zie je vaak dat de organisatie nog zoekende is naar haar ideale kernklant. Omdat elke sale welkom is, zal bijna overal ja tegen worden gezegd. Het resultaat is dan veel omzetgroei, maar ook veel ongewenste klanten.
• Sales rollen. De verkopers vervullen alle drie de salesrollen: ze volgen de inbound leads op, ze voeren zelf koude acquisitie en zorgen ook voor de closing.
• Sales proces en sales scripts. Er is geen vast proces, de verkoper doet bijna alles op gevoel. Hierdoor worden vaak leads niet snel opgevolgd. Elk gesprek is anders en elke e-mail is anders.
• Infrastructuur. Er wordt vaak nog geen gebruik gemaakt van een CRM systeem of marketing automation. Leads worden veelal in e-mail mappen of in Excel bijgehouden.
• KPI ritme. Er zijn 2 leidende KPI’s: aantal leads en aantal nieuwe klanten. Er wordt nog niet gekeken naar maand-over-maand groei, of conversie van lead naar klant.

Tip voor deze fase:

focus je in deze fase vooral op twee dingen: positionering en doorlopende sales activiteiten (salesritme). Zorg ervoor dat je klanten weten wat je verkoopt, waar je bekend om staat. Zorg er ook voor dat je ELKE dag consistent leads verzamelt en deze opvolgt.

Niveau 2: wandelen

Op dit niveau is het proces nog niet gestructureerd voor wat betreft het gebruik van salesfases, maar er is vaak wel al een helder beeld van de top lead kanalen en hoe de leads op te volgen. Er is dus wel enige structuur qua salesopvolging, maar nog geen structuur qua lead generatie. In deze fase is er ook enige samenwerking tussen marketing en sales (marketing brengt maandelijks leads binnen). In deze fase is de organisatie nog wel afhankelijk van doorverwijzingen/referrals en leads die via partnerships binnen komen.

• Positionering. In deze fase weet de ondernemer en zijn team wie de ideale klant is, maar er wordt nog steeds heel veel verkocht aan klanten die ze liever niet willen. Ook zie je vaak dat in deze fase het bedrijf te veel producten in haar portfolio heeft, omdat het team gewend is geraakt om alles ‘custom made’ te maken en speciale deals te sluiten.
• Sales rollen. De ondernemer verkoopt nog samen met zijn salesmedewerkers. Ze doen allemaal het hele proces – van lead verzamelen naar opvolgen naar closen. In het ideale geval zou de salesmedewerker de leads moeten binnen halen, waarna de ondernemer de deals binnen haalt.
• Sales proces en sales scripts. Er is nog steeds geen vast salesproces, behalve dat er een favoriet leadkanaal is (vaak koude acquisitie), welke wordt opgevolgd door de salesmedewerker. De ondernemer zelf volgt de referrals van bestaande klanten of partnerships op.
• Infrastructuur. Er wordt geen gebruik gemaakt van een professioneel CRM. In principe is dit prima, tenzij je meer dan 20 sales-gekwalificeerde leads per maand hebt en dit aantal groeit.
• KPI ritme. Er wordt nog steeds dezelfde hoofd KPI’s ingezet: aantal leads en aantal nieuwe klanten. Met 1 verschil: vaak wordt hier gestart met het kijken hoeveel leads er per (marketing)kanaal wordt binnengehaald.

Tip voor deze fase: 

focus je in deze fase op het splitsen van de fase voor de fysieke afspraak en de fase erna. Het beste is als de salesmedewerker leads genereert en deze tot de afspraak met de ondernemer (of meest ervaren salesmedewerker) brengt. Dit hangt natuurlijk af van de nodige kennis van het product (hoeveel kennis is er nodig om het product te verkopen?).

Niveau 3: sprinten

Op dit niveau heeft je organisatie een gestructureerd salesproces in CRM en werkt sales nauw samen met een fulltime marketeer (of een extern bureau). In deze fase wordt per medewerker strak bijgehouden hoeveel sales er wordt binnengehaald; KPI’s worden steeds belangrijker.

• Positionering. Er worden meer ‘harde’ keuzes gemaakt qua leads en klanten. De ondernemer en zijn operationele team hebben geleerd nee te zeggen tegen speciale deals die te ver van hun core business af ligt. Inmiddels heeft de organisatie ook een autoriteit opgebouwd – ze staan bekend om specifieke competenties.
• Sales rollen. Er is nu duidelijke scheiding tussen leadgeneratie en opvolging, waarbij de leadgeneratie voornamelijk bij marketing ligt. Veel organisaties kiezen ervoor dat marketing voorgekwalificeerde leads aanlevert (dit raden we ook aan!), zodat sales effectief te werk kan gaan. Wat nog gemist wordt is een scheiding tussen inbound (opvolgen website leads) en outbound (proactieve acquisitie van koude leads) en het closen van de leads. Dit doet de salesmedewerker vaak alledrie.
• Sales proces en sales scripts. Er is in deze fase een vast salesproces, waarbij de salesfases leidend zijn (bijv. prospect – warme lead – afspraak – offerte – klant). Deze worden goed bijgehouden in een CRM systeem. Wat vaak nog ontrbeekt is het hanteren van strakke sales scripts.
• Infrastructuur. Vrijwel altijd wordt er in deze fase een CRM software ingezet, zoals Pipedrive (lichte variant) of Salesforce (zware variant).
• KPI ritme. Er zijn in deze fase meer KPI’s voor sales en marketing. Er worden niet alleen resultaat KPI’s (nieuwe leads) gehanteerd, maar ook proces KPI’s (aantal klantgesprekken) en inzicht KPI’s (conversieratio).

Tip voor deze fase: 

focus je in deze fase op het scheiden van inbound sales, outbound sales en – vooral – de closers. Kies de meest senior en ervaren mensen als closers. Zij vinden het niet prettig om leads achterna te zitten, ze willen alleen met geïnteresseerde leads aan de slag.

Niveau 4: vliegen

Dit niveau is het eindniveau qua salesinrichting. Dit betekent:

• Positionering.Niche positionering met een duidelijke autoriteit in de branche. Kerncompetenties zijn helder, branding is helder, klantkeuze is helder.
• Sales rollen.Er is een scheiding tussen rollen: leadgeneratie, inbound sales, outbound sales, en closers.
• Sales proces en sales scripts.Er wordt gewerkt met vaste sales scripts, bijvoorbeeld e-mail scripts en scripts voor koude telefonische acquisitie. Tevens ontvangen salesmedewerkers elk jaar gerichte salestraining om de competenties te verbeteren.
• Infrastructuur.CRM is leidend en dit wordt direct gekoppeld met een marketing automation systeem.
• KPI ritme.Er is een sales en marketing dashboard, waarin dagelijks de belangrijkste cijfers worden bijgehouden. Denk aan LTV (lifetime value), CAC (cost per acquisition), Churn (klanten die stoppen), m-o-m groei van leads en klanten, omzet per leadkanaal, etc.

Tip voor deze fase: 

focus je in deze fase op het zoeken van strategische samenwerkingen en het inzetten van focus events voor je doelgroep. Een ander belangrijk aspect is het uitbreiden van je online autoriteit, door het opzetten van bijvoorbeeld een extern blog over je vakgebied. Zet altijd een fulltime content marketeer in, zodat de pijplijn door marketing consistent groeit.

Belangrijk: Voorspelbaarheid is ALTIJD prioriteit

In welke fase je ook zit, besef je dat het creëren van voorspelbaarheid je #1 prioriteit is in ELKE fase.

• Eerst is voorspelbaarheid in salesritme (elke dag activiteit) en je sales boodschap (vaste positionering) belangrijk.
• Daarna zoek je voorspelbaarheid in de te volgen sales stappen (de customer journey van je leads), in de kwaliteit van deze uitgevoerde stappen en in de uitgevoerde sales en marketing campagnes.

Wat is de #1 bottleneck van jouw salesproces?

Tenslotte: bedenk in elke fase wat de #1 bottleneck is van je salesproces: in welk onderdeel mis je consistentie? Welk onderdeel heeft te veel variatie en gebeurt vaak niet of ad-hoc? Pak dit aan met een vaste ‘way of working’ en checklists.

Hoe saai dit ook klinkt, het wordt leuk wanneer je salesmensen échte experts worden in het helpen van de klant in ELKE fase in zijn customer journey. Zo maak jij jouw salesorganisatie de beste in je branche!