Wil je een efficiënter salesproces? Bewaak de sales agenda van je medewerkers.

‘Life gets in the way while you’re busy making plans’

Deze bekende quote van John Lennon is herkenbaar voor vrijwel iedereen. Maar wist je dat voor jouw salesmensen deze quote ook herkenbaar is, maar dan op een andere manier? Als zij deze quote namelijk op hun werkleven zouden toepassen, dan zou de quote als volgt klinken:

‘Work gets in the way while you’re busy planning your agenda.’

Salesgesprekken vs. productie

Het zit zo: jouw salesmensen hebben allemaal ambitieuze plannen aan het begin van de week. Vooral als het gaat om het aantal gesprekken dat zij willen voeren met prospects.

Helaas valt voor veel salesmedewerkers dit aantal aan het einde van de week tegen. Als ze blij aan hun vrijdagmiddagborrel zitten, dan is dit waarschijnlijk omdat ze een mooie deal hebben geclosed. Maar vaak niet omdat ze een mooie productie hebben gedraaid die week (productie = aantal gesprekken met prospects).

Want: work gets in the way.

In dit artikel willen we daarom jou en je salesmensen helpen om op vrijdagmiddag wél trots te zijn op de productie. Want alle salesmensen weten: verhoog je de productie, dan verhoog je het aantal deals. Hoe hoog of laag je salesconversie ook is – je verhoogt het eindaantal door meer salesgesprekken te voeren.

Wij geloven dat het voeren van meer salesgesprekken valt of staat met de competentie van jouw medewerkers om hun sales agenda te beheren. Om hun week- en dagindeling dusdanig in te richten, dat ze op de juiste momenten tijd maken voor gerichte salesactiviteiten. Daarom, het volgende: wil jij als CEO of commercieel manager dat jouw salesmensen betere resultaten halen? Dan is het een goed idee om hun sales agenda-management te optimaliseren.

Tenminste, hen te helpen dit te optimaliseren. Want het managen van je sales agenda is wat iedere professional uiteindelijk zelf moet doen.

Maar hoe help je hen om hun agenda-management te optimaliseren? Door te starten met deze stappen:

1. Bepaal de terugkerende activiteiten van je salesmensen.
2. Verdeel de terugkerende activiteiten slim.
3. Bepaal de gemiddelde gespreksduur.
4. Stuur op de cijfers.

Stap 1. Bepaal de terugkerende activiteiten van je salesmensen

Al zijn wij een groot fan van het opsplitsen van salesrollen, zien we dat het gros van de B2B salesmedewerkers nog het hele proces uitvoeren. Dit is prima, zolang je er maar rekening mee houdt dat er een hoop terugkerende activiteiten in hun werkweek verstopt zitten, die niet direct tot meer sales leiden. Maar die wél noodzakelijk zijn. Denk aan: administratie, reistijd en interne meetings.

Wat je wil, is dat er een redelijke (dus niet: scherpe) schatting wordt gemaakt door je salesteam, als het gaat om het aantal uren per week dat ze met alle terugkerende activiteiten bezig zijn. Dus sales- en non-sales activiteiten.

Maak – vanuit de input van je team – een gemiddelde tijdsduur van elke terugkerende activiteit, en je hebt je eerste (grove) nulmeting van hun werkweek.

Tip: vraag ze ook naar hun ideale, gewenste aantal uren per activiteit. Bespreek het verschil: is dit realiseerbaar?

Stap 2. Verdeel de terugkerende activiteiten slim

Vervolgens bespreek je samen met je team hoe de activiteiten op de meest effectieve manier ingepland kunnen worden in hun werkweek. Belangrijk hierbij is:

1. De perfecte timing voor prospecting activiteiten. Deze moeten de salesmensen met hun leven bewaken. In deze perioden mogen ze niet gestoord worden, ook mogen hier geen meetings in gepland worden.
2. De perfecte timing voor hoog- en laag cognitieve activiteiten. Mentaal zware activiteiten wil je niet laat in de middag uitvoeren, maar liever in de ochtend of vroege middag – dan ben je vaak op je scherpst.

Tip: wees realistisch en breng marge in de werkweek van je salesmensen. Uit onze ervaring is een 6-urige werkdag zeer realistisch voor iedere medewerker. Hiermee bedoelen we dat een medewerker 6 uur effectief werkt. Marge geldt overigens ook voor de tijden tussen werkzaamheden. Ga je van de activiteit ‘prospecting’ naar de activiteit ‘administratie’, dan zit hier vaak een overgang van 15 minuten tussen. Houd hier rekening mee binnen die 6 uur.

Stap 3. Bepaal de gemiddelde gespreksduur

Van alle activiteiten is de belangrijkste: het daadwerkelijk spreken met een prospect. Het is daarom uitermate belangrijk om hier een nulmeting van te bepalen: hoe lang doen jouw salesmensen gemiddeld over hun gesprekken? Let op: in dit artikel hebben we het hier over de gespreksduur van eerste, telefonische salesgesprekken.

Je wilt weten hoe lang zo’n gesprek gemiddeld duurt, omdat je dan weet hoeveel van deze gesprekken je kunt verwachten van jouw salesmedewerkers – per dag en per week. Wees hier niet té exact in; je kunt het altijd nog veranderen. Het gaat om een eerste richtlijn van waaruit jij je team kunt aansturen.

En ook hier geldt: neem marge, maar niet te veel. Hebben je medewerkers 4 uur cold calling per dag ingepland, en een gesprek inclusief gespreksverslag duurt 45 minuten, dan verwacht je minimaal 2 gesprekken.

“Een effectieve organisatie bouwen start met het juiste beeld voor de toekomst en een plan van aanpak. Net zoals een huis bouwen start met het maken van een tekening en een bouwplan.”

Jacob Schermers – Managing Director Sales Architects

Stap 4. Stuur op de cijfers!

Heb je een goede nulmeting van alle terugkerende saleswerkzaamheden van jouw team, dan is het zaak om hierop te sturen. Oftewel: je stuurt ze aan op Actie-KPI’s. Verhoog je deze, dan verhoog je ook de Resultaat-KPI’s. Een belangrijke Actie-KPI is uiteraard: het aantal gecontacteerde prospects.

Deze wordt gevolgd door het aantal daadwerkelijk gesproken prospects. Tot slot bepaal je de ratio van deze twee: het percentage gesproken prospects/gecontacteerde prospects. (Welke je vervolgens weer linkt met het aantal gewonnen deals.)

De kracht van agenda-management voor salesmanagers

Het mooie van een agenda-nulmeting, is dat je een sterk wapen hebt om je mensen te helpen hun KPI’s te halen. Want jij als manager kunt altijd schuiven met hun werkzaamheden. Zo kun je zien dat ze te veel tijd kwijt zijn aan administratie, waarbij je dit kunt uitbesteden aan een junior of stagiair.

Of: je merkt dat de prestaties op maandag en vrijdag enorm achter lopen op de andere dagen. Dan kun je besluiten om deze dagen in te zetten voor bijvoorbeeld LinkedIn marketing, of het schrijven van autoriteit blogs door je salesmedewerkers.

Agenda-management is ook een enorme drijfveer voor gedragsverandering van jouw salesmensen. Wat je over het algemeen ziet is dat salesmensen sneller willen en vaak kunnen closen (dit kan zijn: afspraak closen of deal closen). Dit faciliteer jij als manager door ze te helpen met het inrichten van hun werkweek, van hun sales agenda. Dit zet hun scherp, omdat ze beseffen dat ze per week weinig effectieve tijd hebben om een sale te closen.

Dit betekent vaak dat zij hun gedrag hieraan gaan aanpassen (door tijdschaarste): ze stellen meer gerichte vragen aan prospects, ze proberen sneller tot de kern te komen, en ze vragen sneller om een afspraak (of deal).

Kortom: het managen van taken binnen de context van hun sales agenda is een zeer krachtig stuurinstrument, die onderbelicht is bij veel salesleiders. Zet je dit stuurinstrument goed in, dan leg je een basis voor een productief én effectief salesteam. Bovendien: al jouw nieuwe salesmedewerkers komen in een gespreid bed terecht als het gaat om het werken via een vast ritme. Dit is enorm aantrekkelijk voor potentiële kandidaten. We schreven eerder in deze blog al over een effectieve agenda voor al je salesmeetings.

Tot slot: help ze om hun werkflow te versimpelen

Jij als manager hebt als taak om het jouw mensen zo makkelijk mogelijk te maken om te presteren. Een goede eerste stap is om hen te helpen om hun terugkerende non-sales-activiteiten zo snel mogelijk te kunnen uitvoeren. Dit betekent: investeer in een best mogelijke CRM en marketing automation systeem, waar alle data a) makkelijk te vinden is en b) makkelijk te verwerken is. Stuur je salesteam ook op het gebruik van email templates. Het continue opnieuw schrijven van dezelfde salesmails is namelijk een échte tijdsverspiller.